Sei un amministratore di una società ed effettui delle attività fuori sede inerenti la gestione della società stessa puoi avere un rimborso delle spese sostenute. Vediamo insieme come funziono i rimborsi spese.
Rimborso spese amministratore: quando vengono dati?
Il rimborso delle spese sostenute dall’amministratore può avvenire solo in caso di trasferta in luogo diverso da quello di residenza e per incarichi aziendali. In sostanza la trasferta, per essere considerata tale, deve avvenire al di fuori del comune di residenza,
Rimborso spese amministratore: metodo analitico
Il rimborso spese analitico per l’amministratore è possibile solo se viene compilata una nota spese che certifica analiticamente le diverse spese anticipate personalmente dall’amministratore. Dovrò quindi conservare ed esibire tutti i documenti giustificativi (fatture, ricevute, scontrini…)
Nel rimborso analitico (o a piè di lista) è molto importante spiegare che le diverse spese sostenute hanno una diversa deduzione in capo all’azienda.
Quando si tratta di spese per vitto e alloggio, le imprese hanno la possibilità di dedurre integralmente tutti i costi documentati dall’amministratore, con i seguenti limiti:
- 75% dell’importo, se la trasferta avviene all’interno del territorio comunale;
- deduzione fino a 180,76€, se la trasferta avviene in Italia;
- deduzione fino a 258,236€, se la trasferta avviene in all’estero;
Quado si tratta di spese di trasporto, se l’amministratore si sposta per raggiungere la sede della trasferta utilizzando il proprio veicolo, bisogna calcolare l’importo da rimborsare attraverso il calcolo effettuabile mediante tabella ACI, mentre se si sposta in aereo o treno gli verrò rimborsato il costo del biglietto totalmente.
Le somme ricevute a titolo di rimborso per trasferta non contribuiscono alla formazione del reddito dell’amministratore a meno che lo spostamento non sia avvenuto all’interno Comune di residenza. In questo caso le somme ricevute a titolo di rimborso concorrono alla formazione del reddito e l’amministratore dovrà presentare la dichiarazione dei redditi
Rimborso spese amministratore: metodo forfettario
Il rimborso spese effettuato seguendo il regime forfettario prevede che la società paghi un compenso giornaliero prestabilito all’amministratore (come l’indennità di trasferta), indipendentemente dalla durata della trasferta o dalle attività connesse.
In questo modo, l’amministratore non è tenuto a compilare alcuna nota spese, né a rendicontare in modo analitico gli esborsi effettuati.
L’indennità di trasferta non concorre a formare il reddito dell’amministratore e quindi sarà totalmente deducibile in capo all’azienda secondo i seguenti importi:
- Nel limite di € 46,48 al giorno quando la trasferta avviene in Italia;
- Nel limite di € 77,46 al giorno, se la trasferta ha luogo all’estero
Se l’amministratore percepisce, a titolo di rimborso spese per vitto e alloggio, un importo superiore agli importi indicati dovrà presentare la dichiarazione dei redditi
Rimborso spese amministratore: metodo misto
L’ultima tipologia di indennità è il rimborso spese misto. Questo metodo di rimborso prevede la combinazione del sistema analitico e di quello forfettario.
Nel caso del regime di rimborso misto, una parte delle spese viene rimborsata con metodo analitico e la restante parte risulta assorbita all’interno dell’indennità giornaliera di trasferta. In dettaglio:
- Se si rimborsano in modo analitico le spese relative al solo vitto o al solo alloggio (mentre le altre si riconducono alla indennità di trasferta forfettaria), l’amministratore può dedurre i 2/3 dell’importo che sarebbe deducibile nel sistema forfettario integrale, e cioè:
- Fino a € 30,99 in caso di trasferta in Italia;
- Fino a € 51,65 in caso di trasferta all’estero;
- Se il rimborso a piè di lista riguarda sia le spese di vitto che di alloggio, l’indennità ulteriore diventa parte del reddito se supera un importo pari ad 1/3 di quello costituente il limite del regime forfettario, e quindi spese che superano i € 15,49 per trasferte in Italia e € 25,82 per trasferte internazionali.
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