Il DOPO Coronavirus: le 10 cose da fare ORA per gestire al meglio la tua attività.

L’impatto del Coronavirus coinvolge tutti gli aspetti della vita delle imprese a tal punto da aver generato una crisi globale ed improvvisa senza precedenti, talmente importante da mettere  a serio rischio la reale continuità di numerose attività economiche.

Questa crisi rappresenta però nel contempo anche una grande sfida da affrontare con razionalità e con un piano ragionato avente un solo scopo: salvaguardare l’esistenza stessa delle nostre aziende e garantire la loro continuità.

Un azienda è come il corpo umano, non posso interrompere il funzionamento di un organo perché l’individuo morirebbe ma posso preservarlo in un momento di difficoltà. 

Ho deciso di affrontare questi argomenti in Webinar che ho tenuto Venerdì 1o aprile durante il quale ho cercato con parole semplici di mettermi dalla parte degli imprenditori e suggerire 10 cose da fare, 10 strategie per fronteggiare la crisi.

 

1. 1. 1. 1. 1. PRESERVARE LA LIQUIDITÀ

   Il principale rischio gestionale al quale sono sottoposte le aziende in questo momento è la mancanza di liquidità sui conti correnti bancari. Occorre quindi calcolare quanto tempo può resistere l’azienda a livello finanziario, senza ordini o incassi, analizzando tutti i costi fissi e variabili dei prossimi tre mesi.  Se, dopo questa analisi, la disponibilità di denaro è insufficiente, bisogna stabilire il fatturato minimo che si potrà realizzare (anche dopo il periodo di chiusura attuale imposto a molte imprese) e soprattutto quali costi di gestione possono essere rinviati o eliminati per fare sopravvivere l’attività.

   Bisogna attivare azioni di recupero crediti, ma non interrompere il pagamento dei fornitori così come razionalizzare la gestione dei crediti e dei debiti con l’utilizzo, per esempio del factoring e del reverse factoring.

   Il factoring è un contratto con il quale l’impresa cede a una società specializzata i propri crediti esistenti o futuri solitamente deterioriorati, al fine di ottenere subito liquidità e una serie di servizi correlati alla gestione del credito ceduto, cioè la loro gestione e la loro amministrazione, l’incasso e l’anticipazione dei crediti prima della loro scadenza.

   Nel reverse factoring invece l’operazione di cessione dei crediti avviene su richiesta dell’impresa debitrice, a differenza di quanto accade nel factoring tradizionale.

   D’accordo con il cliente, il factor prende dunque contatto con le imprese fornitrici e sottoscrive un contratto con ognuna di queste. In questo modo l’impresa debitrice può ottenere importanti vantaggi dal contratto di sottoscritto dal factor con i fornitori, come ad esempio la razionalizzazione dei flussi di pagamento fondamentale per la gestione dei flussi di cassa.

   Il reverse factoring permette inoltre all’impresa cliente di avere uno strumento di negoziazione commerciale al fine di ottenere termini di pagamento più vantaggiosi e prezzi di acquisto ridotti.

   Se, nonostante le analisi fatte, l’azienda evidenzia delle ulteriori difficoltà finanziarie, bisogna valutare  la possibilità di attivare richieste di moratoria alle banche o alle società di leasing oppure accedere al Fondo di Garanzia per ottenere immediata liquidità.

   L’obiettivo è mantenere ORA i soldi in cassa.

    

   1. 1. 2. ANALIZZARE IL BILANCIO 2019

   Sia pure nei maggiori tempi concessi dal Dl 18/2020 occorre discutere ORA con il proprio Commercialista i bilanci 2019, richiedendo una stima delle imposte da pagare. Sicuramente ci saranno slittamenti delle scadenze così come gli acconti 2020 saranno soggetti a ricalcolo, ma nessuno cancellerà questi debiti nei confronti dello Stato. Gli importi comunicati dovranno quindi essere tenuti in considerazione quali uscite di banca nei mesi futuri. Attenzione prioritaria, come già scritto in precedenza, alla continuità aziendale.

   Le perdite stimate ad oggi devono essere recuperabili o comunque non devono intaccare il capitale sociale minimo per legge, altrimenti occorre tempestivamente deliberare dei rimedi. Avere un bilancio disponibile servirà anche quando, nella fase di ripartenza dei prossimi mesi,  dovremo  avanzare richieste alle Banche.

   Analizzare il bilancio vuol dire anche sapere quali sono i miei costi fissi e variabili,  quel’è il tasso di rotazione del magazzino, qual è il mio capitale circolante netto, qual è il mio ebit ma soprattutto qual’è il mio PUNTI DI PAREGGIO.

    

   1. 1. 3. FARE ADEGUATA PIANIFICAZIONE FISCALE

   Prima di fare adeguata pianificazione fiscale devo conoscere l’importo delle imposte da pagare sia come saldo 2019 che come acconti 2020.

   Entrambi gli importi devono essere chiaramente condivisi con il proprio consulente e posizionati nel tempo per quantificare le uscite finanziarie. Sicuramene bisognerà anche  ragionare sul ricalcolo degli acconti 2020 (Il Decreto 23/2020 prevede l’applicazione del metodo previsionale con errore massimo del 20%) a seguito della riduzione del fatturato ma anche sul possibile utilizzo di eventuali crediti a disposizione (Es: credito iva derivante dalla dichiarazione annuale, credito d’imposta locazioni commerciali, credito d’imposta R&S, credito d’imposta sanificazione).

   1. 1. • La sospensione dei versamenti è stabilita all’art. 18, D.L. 23/2020, e riguarda gli adempimenti di aprile e maggio, con ripresa dei pagamenti al 30.06.
         • Tasse – Nel mese di giugno, con la scadenza delle sospensioni dei versamenti fiscali contenute nel D.L. 9/2020, nel D.L. 18/2020 e nel Decreto Liquidità, dovrebbero riprendere i versamenti di seguito indicati:
           • imposte dirette;
           • Iva;
           • ritenute e contributi;
           • Inail;
           • Imu dovuta per il 2020;
           • pagamenti delle somme degli atti impositivi e delle rate scadute il 28.02 e il 31.03 della Rottamazione-ter e del saldo e stralcio.
           • La concentrazione delle scadenze a giugno potrebbe creare difficoltà nella liquidità delle imprese.

   Fare adeguata pianificazione fiscale significa però anche capire e valutare se la forma societaria con cui opero sia o non sia adeguata alle mie esigenze di ottimizzazione fiscale. Chiaramente se posso risparmiare qualcosa in ambito fiscale avrò maggiore liquidità. Vediamo un esempio banalissimo: una ditta individuale deduce il 20% delle spese relative all’auto usata in modo promiscuo mentre in una srl l’amministratore  può chiedere i rimborsi spese delle trasferte di lavoro fatte con l’auto personale permettendo una deduzione in capo alla società del 100%.

   Sull’argomento auto aziendale vi invito a leggere questo articolo che analizza nel dettaglio la problematica.

   Pianficazione fiscale vuol dire anche scegliere la forma societaria più adatta a tutelare il mio patrimonio perché se da questa crisi non mi rialzerò  forse è meglio mettere al sicuro quello che sono riuscito a costruire fino ad adesso

    

   1. 1. 4. GESTIRE I CONTRATTI IN ESSERE

   Bisogna valutare i contratti attivi e passivi (commerciali, locazione, appalti, ecc.) quantificando i possibili effetti dell’emergenza. Vanno prese in considerazione le ipotesi di sopravvenuta impossibilità o eccessiva onerosità, con eventuali richieste di rimodulazione dei corrispettivi in quanto magari si rientra tra le attività soggette a chiusura totale.

   Se, per esempio, si ha in previsione il lancio di un nuovo prodotto o servizio, può essere utile metterlo in prevendita offrendo, per chi paga in anticipo, un incentivo di acquisto (un servizio in omaggio, uno sconto, una personalizzazione, un prodotto aggiuntivo incluso).  Se sui prodotti a magazzino devo applicare un forte sconto devo aver svolto adeguata analisi di bilancio per calcolare qual’è il margine minimo che devo realizzare.

   Qualora un cliente intenda rinunciare a un acquisto già effettuato o programmato, invece di perdere l’intero importo, è possibile offrire uno sconto speciale per fargli cambiare idea o riprogrammare l’erogazione del servizio o la consegna del prodotto, offrendo un voucher di spesa dello stesso importo o leggermente superiore da utilizzare in un altro periodo.

    

   1. 1. 5. ORGANIZZARE I DIPENDENTI ed OTTIMIZZARE IL LORO COSTO

   Uno dei costi più significativi per un’azienda rimane quello del personale. Quando la produzione si ferma o rallenta, i ricavi non sono più sufficienti per coprire i costi del personale e ci si trova in brevissimo tempo in crisi di liquidità. Ogni azienda, perché ha sospeso l’attività o in funzione delle proprie necessità, deve quindi valutare quali sono i reparti aziendali chiusi o che possono lavorare con un numero di persone ridotte, ed organizzare la propria attività in modo da attivare gli ammortizzatori sociali per il maggior numero di dipendenti possibili. Bisogna garantire la continuità aziendale.

   In primo luogo si dovranno utilizzare ferie e permessi avendo riguardo al diverso consumo di cassa, al livello probabile di saturazione della produzione ed alla probabile ripresa, salvaguardando in ogni caso le esigenze dei lavoratori per poi attingere alla cassa integrazione.

   La durata della cassa integrazione è fissata in 9 settimane, decorrenti dal 23 febbraio 2020. Anche le piccole imprese escluse dalla CIGO e della CIGS potranno accedere alla cassa integrazione in deroga ed il pagamento dell’indennità al dipendente, pari all’80% della retribuzione ordinaria, in relazione ad un massimale mensile, sarà effettuato direttamente dall’INPS.

   Le imprese artigiane possono accedere alle prestazioni del Fondo di Solidarietà Bilaterale Artigiano (FSBA)

   Nel caso di persone con esigenze specifiche (con bambini molto piccoli o genitori anziani) è importante chiedere se sono tranquille a tornare sui luoghi di lavoro. Far continuare a lavorare persone prese dal panico potrebbe essere controproducente in quanto non sarebbero efficienti e rischierebbero di sfogare le loro frustrazioni sul lavoro. In questi casi devono essere sin da ORA organizzate e gestite le forme di smart working necessarie con particolare attenzione anche al tema della sicurezza dei dati.

    

   1. 1. 6. ELABORARE UN BUDGET

   Bisogna elaborare con il proprio Commercialista un budget previsionale simulando diversi scenari possibili. Ora più che mai si devono fare delle previsioni in funzione delle riaperture previste dalla fase 2  per valutare il fabbisogno finanziario nel breve-medio periodo e le modalità per reperire questa liquidità qualora mancante. I budget dovranno essere più di uno e dovranno tenere in considerazioni diverse ipotizzando durate dell’emergenza differenti per avere sempre pronte più alternative. Fondamentale ancora una volta valutare il fabbisogno finanziario necessario alla ripresa e le modalità per reperire le risorse necessarie.

   Nel redigere un budget dovrò valutare attentamente tutti i rischi prospettici: rischio liquidità, rischio di incasso dei crediti, rischio della catena dei fornitori (posso cambiare i miei fornitori strategici?), rischio commerciale della tenuta dei miei clienti (la mia filera sarà ancora presente?), rischio di pensare al nuovo layout produttivo, rischio nell’approvvigionamento dei dispositivi di sicurezza.

    

   1. 1. 7. PRESERVARE LA SICUREZZA DEL LUOGO DI LAVORO

   Preservare la sicurezza e rispettare le regole è indispensabile alla vita dell’azienda. Senza il personale l’azienda non può lavorare. La paura del contagio accompagnerà per alcuni mesi la nostra vita sociale e ne condizionerà le abitudini, è importante rendere le aziende un luogo sicuro e farlo percepire ai lavoratori, ai fornitori e ai clienti. Ricordo che tutti i costi sostenuti per igienizzare i luoghi di lavoro permetteranno di avere un credito di imposta, come spiegato in questo articolo.

   Coloro che possono rimanere aperti o che svolgono attività di consegna a domicilio si sono già dotati di tutte le misure di precauzione per i lavoratori, tenendo conto delle norme sulla sicurezza. Le stesse misure però, magari in forma più blanda, verranno imposte alle aziende nella fase di riapertura pertanto è necessario preparasi ORA ad evere tutto il necessario per poter riaprire: guanti, mascherine, panelli in plexiglass. Le procedure di sicurezza da seguire per ridurre il rischio all’interno dell’azienda devono essere chiare e adottate scrupolosamente da ogni persona per evitare sanzioni inutili o ancor peggio la chiusura.

   Fondamentale compilare i protocolli per poter operare in regime di coesistenza con il Covid-19 sia in previsione delle riaperture che delle verifiche che i Prefetti affideranno alle ASL territoriali.

   Come sempre, chi si farà trovare pronto e organizzato ORA avrà un vantaggio in più nel momento in cui potremo ripartire.

    

   1. 1. 8. GESTIRE IL MAGAZZINO

   Per la fase di ripartenza occorre valutare ORA le scorte presenti in magazzino, così da pianificare gli acquisti necessari per la produzione. L’attività, per le società più strutturate, potrebbe ripartire anche in maniera scaglionata per differente reparto. Di pari passo si dovrà considerare e confermare il portafoglio ordini dei clienti. Occorre inoltre un controllo sulle forniture di servizi per il trasporto e la consegna di materie prime e prodotti finiti (es: corrieri, autotrasportatori). Anche per il magazzino ci potrebbero essere delle situazioni in cui gli acquisti necessiteranno essere finanziati con linee di credito (da negoziare con le banche) oppure tramite scadenze allungate

    

   1. 1. 9. PARLARE CON I CLIENTI, COMUNICARE IDENTITÀ E VALORE AL MERCATO

    

   Nulla unisce di più dell’aver attraversato e superato insieme un momento difficile. Nei momenti di crisi tutti cerchiamo certezze: noi, i clienti, i fornitori, i colleghi. Proprio in questi momenti i rapporti si rafforzano, anche quelli commerciali. Nascono nuove idee, nuovi prodotti, nuovi servizi. È il momento di comunicare meglio ecome ci insegna Fulvio Julita di PLUME raccontare le imprese.

   Questi giorni così complicati ci hanno insegnato due cose:

   – quanto sia forte il bisogno delle persone di informarsi e relazionarsi

   – quanto le tecnologie siano un prezioso alleato.

   Quanto sarebbe stato tutto più difficile senza internet, Google, YouTube, i social media, i sistemi di messaggistica, la mail e le piattaforme per far sentire la nostra voce e guardarci in faccia. Abbiamo accelerato – senza saperlo – l’acquisizione di cultura digitale nelle nostre vite.Ora serve un passo in più: comunicare con metodo e strategia. Innanzitutto è fondamentale far sapere subito ai clienti se, in base alle disposizioni di Governo e Regione, l’attività è aperta o chiusa, oppure se sono disponibili consegne a domicilio (opportuna commerciale che fino a poco tempo veniva trascurata).

   E poi organizzare un marketing strutturata per dare visibilità a competenze, valori e unicità delle nostre imprese.

   Esistono anche forme di finanziamento a cui attingere per accrescere le competenze in azienda, come i fondi inter-professionali.

    

   1. 1. 10. RIPENSARE IL BUSINESS

   Quante crisi recenti possiamo ricordare? Almeno tre. Tutte superate. Eppure, capitano ancora e ne capiteranno in futuro. E se succedesse ancora? Quali sono le abitudini che sono nate in questi momento di chiusura totale?

   Bisogna quindi preparare ORA il piano B. Molte delle aziende che oggi si trovano meno in difficoltà, sono quelle che erano pronte ai rischi, o quelle che si erano già portate avanti e attrezzate tecnologicamente, oppure quelle che avevano già il personale allenato per lavorare in condizioni alternative. La peggior frase che può dire un imprenditore è: “abbiamo sempre fatto cosi”. E “fare sempre così” è il modo meno efficace di affrontare il mercato, perché il mondo cambia, velocemente. Le aziende per sopravvivere devono sapersi adattare, non solo alle emergenze sanitarie, ma soprattutto mutamenti di un mercato che cambia alla velocità della luce, devo saper identificare nuovi bisogni o addirittura creare bisogni che prima non esistevano. Da questa situazione di emergenza io ho imparato una lezione importantissima: proseguire con il proprio business senza mai provare ad innovare è una scelta perdente.

    

   Contattaci per analizzare nel dettaglio questi punti  e stilare un piano d’azione  in cui  decideremo insieme le azioni e le decisioni da prendere per far ripartire la tua azienda in questa situazione di emergenza.

   Cordiali saluti

   Tarabella Dott. Luca